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如何通過(guò)excel共享工作簿提高工作效率？

SEP技術(shù)支持 | 03-31 00:35

點(diǎn)擊下載：共享Excel

編者按:同事，什么是同事？同事是在同一家公司工作并能幫助你的人。如果你每天都獨(dú)自加班，那只意味著一個(gè)詞:不受歡迎！三個(gè)字:受歡迎程度真差！如果你有困難，你必須找一個(gè)同事，明白嗎？這不，今天分享是找到同事協(xié)作和制作表格的正確方法:共享Excel工作表。通過(guò)共享，讓1~N位同事同時(shí)幫助做同一表單的不同部分。這樣，最多就是下班后搓一頓飯，你怎么能經(jīng)常加班呢？
紙質(zhì)材料極難找到。最近，公司希望盡可能以電子方式管理一些歷史資料，因此有必要手動(dòng)記錄這些資料。天哪，這個(gè)任務(wù)是為我安排的。我只能自己做這件事。完成錄音需要多長(zhǎng)時(shí)間？如果將來(lái)一切都可以分享，你最想分享什么？我只想說(shuō)，考慮到目前的情況，我最想分享我的excel工作簿，讓我的同事分享完成我的補(bǔ)充信息的工作。
如何分享？讓我們一起學(xué)習(xí)這款企業(yè)管理軟件。
假設(shè)公司A、B、C和D的四名成員將在局域網(wǎng)上完成同一Excel工作簿的信息補(bǔ)充。操作步驟如下:
步驟1:創(chuàng)建共享文件夾
(1)建立“信息補(bǔ)充”文件夾。根據(jù)需要，選擇在用戶(hù)A、B、C和D之一的計(jì)算機(jī)上設(shè)置一個(gè)“信息補(bǔ)充”新文件夾(假設(shè)用戶(hù)D的計(jì)算機(jī)被選擇設(shè)置)。
(2)建立網(wǎng)絡(luò)路徑共享。右鍵單擊“信息補(bǔ)充記錄”文件夾并選擇“屬性”。在彈出的“信息補(bǔ)充記錄屬性”對(duì)話框中，選擇“共享”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“共享”按鈕，如下設(shè)置共享用戶(hù)和權(quán)限級(jí)別。
excel操作技巧：如何與同事共享工作表減少工作量

(3)設(shè)置高級(jí)文件共享。單擊高級(jí)共享，并給予完全控制、更改和閱讀權(quán)限。操作如下圖所示。
excel操作技巧：如何與同事共享工作表減少工作量

(4)繼續(xù)點(diǎn)擊下面的“網(wǎng)絡(luò)和共享中心”，選擇“啟用文件和打印機(jī)共享”、“關(guān)閉密碼保護(hù)共享”和“保存更改”。
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(5)單擊計(jì)算機(jī)桌面右下角的網(wǎng)絡(luò)連接圖標(biāo)，選擇“打開(kāi)網(wǎng)絡(luò)和共享中心”，在彈出的文件夾中單擊“無(wú)線網(wǎng)絡(luò)連接”或“本地連接”，然后單擊“詳細(xì)信息”查看Ipv4地址。把這個(gè)地址告訴其他三個(gè)用戶(hù)，他們可以通過(guò)這個(gè)地址找到共享文件夾“信息補(bǔ)充”。
excel操作技巧：如何與同事共享工作表減少工作量

步驟2:建立一個(gè)共享工作簿(由用戶(hù)A、B、C和D中的一個(gè)操作)
(1)將需要共享和協(xié)作的工作簿上傳到共享文件夾“信息補(bǔ)充”。
(2)打開(kāi)要共享的工作簿，點(diǎn)擊“文件”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，在彈出的“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“常用”，將用戶(hù)名改為用戶(hù)的真實(shí)姓名，以便以后查看或檢查修訂記錄。
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(3)切換到“信任中心”中的“信任中心設(shè)置”，在“消息欄”中默認(rèn)選擇“從不顯示被阻止內(nèi)容的信息”和“啟用信任中心記錄”。
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(4)切換到“個(gè)人信息選項(xiàng)”或“隱私選項(xiàng)”，取消選擇“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”，點(diǎn)擊“確定”進(jìn)行其他默認(rèn)設(shè)置。
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(5)退出“偏心選項(xiàng)”后，單擊“檢查”選項(xiàng)卡，然后單擊“更改”組中的“共享工作簿”按鈕。在彈出的“共享工作簿”對(duì)話框的“編輯”選項(xiàng)卡上，選中“允許多個(gè)用戶(hù)同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框。
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(6)然后切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡。建議選擇保存修訂記錄，并將天數(shù)設(shè)置得更大，以便將來(lái)查找修訂記錄，例如，輸入100天。默認(rèn)情況下，可以設(shè)置其他設(shè)置。點(diǎn)擊"確定"按鈕，Excel會(huì)提醒用戶(hù)保存工作簿。單擊“確定”按鈕，工作簿將成為共享工作簿。
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共享工作簿后，其他用戶(hù)可以通過(guò)他們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)鄰居同時(shí)編輯和瀏覽商定的工作簿。
步驟3:事先同意解決沖突
(1)當(dāng)合作輸入相同的工作表數(shù)據(jù)時(shí)，用戶(hù)A、B、C和D可以簡(jiǎn)單地預(yù)先商定輸入的單元格范圍。
(2)如果多個(gè)用戶(hù)編輯的內(nèi)容有沖突，如用戶(hù)甲修改了單元格A1的內(nèi)容并保存，用戶(hù)乙修改了單元格A1后，當(dāng)用戶(hù)乙保存文件時(shí)，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框詢(xún)問(wèn)如何解決沖突。此時(shí)，用戶(hù)b可以與用戶(hù)a協(xié)商處理。
請(qǐng)注意，共享工作簿后，Excel的某些功能將受到限制。如果在使用中需要一些受限的功能，以我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，我可以先和其他用戶(hù)溝通好。所有人都保存后，暫時(shí)取消下一個(gè)工作簿的共享，特殊操作完成后繼續(xù)共享。

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