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Excel在人力資源管理的具體應(yīng)用過程中，有哪些必須使用的小技巧?8個技巧提升你的工作效率（一）

SEP技術(shù)支持 | 05-17 00:00

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現(xiàn)在企業(yè)需要處理越來越多的數(shù)據(jù)。Excel是日常辦公中最常用的軟件之一。它使用良好，可以使數(shù)據(jù)處理工作事半功倍。這里沒有太多關(guān)于如何使用Excel，如何編寫公式，甚至如何編寫VBA程序的討論。但是分享在具體的申請過程中必須使用哪些小技巧。
技能1:獨特的編碼。
代碼，代碼，代碼，重要的事情說三遍！事實上，這不是一種技能，而是應(yīng)該的。然而，我接觸的許多企業(yè)在使用Excel時往往忽略了編碼，尤其是在多表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計的情況下，造成了很大的麻煩。
把它放在第一位的原因是，所有數(shù)據(jù)處理的前提是確保每個記錄的唯一性。這種唯一性取決于編碼，尤其是當有幾個表并且每個表都有相同的信息時。例如：

一個是基本信息表，另一個是考勤記錄表。兩個表的信息如何匹配？如果有重復(fù)的名字和姓氏，從名字到權(quán)利？這種個人信息在許多表格中非常常見。所有的，最有效的方法是：

根據(jù)唯一的代碼，很容易自動將人員與出勤匹配，并且統(tǒng)計非常簡單。
技能2:標準化價值觀。
舉一個簡單的例子，你需要統(tǒng)計公司員工的教育背景，包括碩士學(xué)位、本科學(xué)位和大專學(xué)位的數(shù)量。如果在學(xué)歷領(lǐng)域，有一些大學(xué)，一些本科課程，還有大的大學(xué)，本科課程，學(xué)士學(xué)位等。你是怎么做統(tǒng)計的？另一個例子是，你需要計算不同年齡雇員的數(shù)量和比例，有些人35歲，有些人35歲，有些人有空格
因此，在制作表格時，尤其是在收集原始數(shù)據(jù)時，必須確保所有字段的值都是標準的！例如，只有高中或以下，大專，本科，碩士或博士學(xué)位；年齡必須是一個數(shù)字；格的日期必須是2015年3月5日，等等。
當使用Excel進行統(tǒng)計分析時，我有一個習(xí)慣。打開表格格的第一步是消除空的格(帶有替換功能)，然后檢查每個字段的值是否標準化，字符是否一致(一旦我處理了表格格，我就找不到任何問題，最后發(fā)現(xiàn)有些數(shù)字使用全角，有些使用半角~ ~)，然后開始工作。
技能(3):三張桌子分開。
處理格？最有效的方法是什么？如果數(shù)據(jù)比率很小，如何處理并不重要。如果有10張來自不同考勤系統(tǒng)的考勤表，4張管理、生產(chǎn)、研發(fā)和銷售的工資表，外加20張部門和員工的考勤表呢？在這種情況下，您必須為格處理設(shè)置一組邏輯和分類。這里強調(diào)的一種技術(shù)是將格表分為三種類型：基本數(shù)據(jù)表、分類統(tǒng)計表和結(jié)果匯總表。
這里以計算每個員工的月工資為例：
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表：每個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(如員工花名冊信息、當月出勤情況、員工考核結(jié)果等)。)是根據(jù)某個格公式建立的(標題可能不統(tǒng)一，但代碼必須是唯一的)。以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為計算基礎(chǔ)，不進行數(shù)據(jù)處理操作。只有原始數(shù)據(jù)被記錄和標準化。
分類統(tǒng)計表：根據(jù)需要，將不同來源的數(shù)據(jù)表進行組合，對數(shù)據(jù)進行分類、組織和統(tǒng)計。例如，每日出勤記錄和每月工作時間表。如果我們想將員工的每月出勤記錄和評估結(jié)果結(jié)合起來，計算每個員工的月薪。然后可以進行兩種分類統(tǒng)計：一種是出勤統(tǒng)計，計算每個人每月的出勤時間；一個是月度績效表，它根據(jù)每個員工每月計劃任務(wù)的完成情況來計算當月的績效評估結(jié)果。
結(jié)果匯總表：結(jié)果匯總表是最終預(yù)計生成的最終表格。此表中的數(shù)據(jù)可以從多個分類統(tǒng)計中引用。例如，如果我們根據(jù)薪資標準、出勤和評估結(jié)果計算每個員工的月薪，那么最終結(jié)果可以按照以下邏輯設(shè)計：

按照這種方式來做，有一個前提，必須注意——種表格必須提前結(jié)構(gòu)化和標準化，所以在每個階段做同樣的工作時，一般只需要更新基本數(shù)據(jù)表，無非是復(fù)制、粘貼，后兩種表格基本上不需要移動。

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