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讓散亂的企業(yè)文檔獲得價(jià)值，全球最好用的內(nèi)容管理軟件(ECM)盤點(diǎn)

SEP企業(yè)顧問 | 03-03 17:31

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什么是企業(yè)內(nèi)容管理？企業(yè)管理系統(tǒng)是一種應(yīng)用軟件，為客戶提供顯式和隱式的企業(yè)內(nèi)容。企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)用于創(chuàng)建、存儲(chǔ)、分發(fā)、發(fā)現(xiàn)、歸檔和管理非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容(如掃描文檔、電子郵件、報(bào)告、醫(yī)學(xué)圖像和辦公室文檔)，并最終分析使用情況，使組織能夠在需要時(shí)向用戶提供相關(guān)內(nèi)容。
根據(jù)數(shù)據(jù)類型，企業(yè)中的數(shù)據(jù)可以簡(jiǎn)單地分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。前者是指存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，可以用二維邏輯表來表示。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)約占企業(yè)總數(shù)據(jù)量的20%，基本存儲(chǔ)在企業(yè)資源規(guī)劃、客戶關(guān)系管理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等各種主要應(yīng)用系統(tǒng)中。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指不便于用數(shù)據(jù)庫的二維邏輯表來表示的數(shù)據(jù)，包括辦公文檔、文本、圖片、標(biāo)準(zhǔn)通用標(biāo)記語言下的子集XML、HTML、各種報(bào)表、圖像和音視頻、AutoCAD工程圖文檔信息等。占企業(yè)總數(shù)據(jù)量的80%。介于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)稱為半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的到來，人們?cè)絹碓揭庾R(shí)到信息和知識(shí)對(duì)企業(yè)的巨大價(jià)值。然而，分散和混亂的數(shù)據(jù)和信息無法形成競(jìng)爭(zhēng)力，必須整合到有組織的內(nèi)容中，以充分發(fā)揮其價(jià)值。
有效的內(nèi)容管理可以使企業(yè)的供應(yīng)鏈、制造和采購系統(tǒng)更加順暢，確保企業(yè)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)向客戶交付正確的產(chǎn)品和服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，并將其供應(yīng)商和業(yè)務(wù)合作伙伴聯(lián)系起來。獲取和分析客戶、供應(yīng)商、員工和合作伙伴的相關(guān)信息，并通過共享內(nèi)容管理系統(tǒng)幫助企業(yè)做出更好的業(yè)務(wù)決策。可以說，有效的內(nèi)容管理是實(shí)現(xiàn)良好集成關(guān)系管理的重要保證。
一個(gè)好的企業(yè)內(nèi)容管理軟件需要什么樣的品質(zhì)？
首先，企業(yè)內(nèi)容管理應(yīng)該與大多數(shù)文件類型兼容，包括流行的辦公生產(chǎn)力套件(文檔、XLS、OCF)、圖像文件(JPEG、TIFF、PNG)、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)(XML、HTML)和來自各種軟件平臺(tái)的CAD文件。它可以用作企業(yè)平臺(tái)，以安全地存儲(chǔ)大量?jī)?nèi)容、分發(fā)信息、構(gòu)建和管理工作流、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，以及與其他企業(yè)系統(tǒng)(如企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng))集成。
要符合企業(yè)內(nèi)容管理類別，產(chǎn)品必須能夠:
以各種文件類型存儲(chǔ)大量?jī)?nèi)容
根據(jù)組織模型對(duì)數(shù)據(jù)執(zhí)行訂單
通過搜索、高級(jí)過濾和標(biāo)記，使資源易于查找、管理和分發(fā)
允許協(xié)作和創(chuàng)建新文檔
通過權(quán)限結(jié)構(gòu)確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性

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