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進(jìn)銷存軟件是一套可以協(xié)助公司生產(chǎn)經(jīng)營的信息跟蹤系統(tǒng),從合同到貨物出入庫到付款,每一步都有詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報(bào)告。這些軟件系統(tǒng)的存在,能夠有效解決公司的貨物管理和信息統(tǒng)計(jì)工作,降低人力成本,提高工作效率。下面介紹一下如何使用進(jìn)銷存軟件以及選擇這些軟件時(shí)需要注意的問題。
一、應(yīng)用進(jìn)銷存軟件的三大準(zhǔn)備工作
1、培養(yǎng)專業(yè)軟件管理人員
企業(yè)的信息管理工作的進(jìn)行,需要在添加硬件設(shè)備并選擇管理系統(tǒng)之前,就對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃。首先要解決人的問題——軟件系統(tǒng)的管理者,企業(yè)經(jīng)營者應(yīng)優(yōu)先選擇熟悉計(jì)算機(jī)、熟悉業(yè)務(wù)流程和有一定管理能力的員工作為軟件系統(tǒng)管理者。然后,在軟件開發(fā)商的幫助下,加強(qiáng)對(duì)使用進(jìn)銷存軟件技能的學(xué)習(xí),并根據(jù)需要培訓(xùn)內(nèi)部操作員。
2、理解自己的產(chǎn)品
進(jìn)銷存軟件是一種專業(yè)的庫存管理和銷售管理方面的系統(tǒng),同時(shí)也是一套完善的企業(yè)經(jīng)營信息的管理系統(tǒng)。因此,對(duì)貨物的理解,對(duì)生產(chǎn)流程的熟悉,對(duì)公司業(yè)務(wù)的了解,將直接影響了進(jìn)銷存軟件的應(yīng)用效果??紤]到每個(gè)行業(yè)都有自己的特點(diǎn),因此需要根據(jù)不同的行業(yè)不同的公司業(yè)務(wù)情況,確定如何去使用這些軟件系統(tǒng)。
3、進(jìn)銷存業(yè)務(wù)邏輯的分析
進(jìn)銷存的業(yè)務(wù)邏輯,是基于企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,也是基于企業(yè)的業(yè)務(wù)情況。分析自身的業(yè)務(wù)邏輯,梳理業(yè)務(wù)流程,是企業(yè)順利使用進(jìn)銷存軟件的前提。有些企業(yè)重視銷售管理,有些企業(yè)強(qiáng)調(diào)庫存管理,各企業(yè)在庫存方面,銷售業(yè)務(wù)上都有鮮明的特點(diǎn)。因此,企業(yè)在使用進(jìn)銷存軟件系統(tǒng)期間,不僅僅要考慮到軟件的功能。最好是檢查軟件是否符合自己的業(yè)務(wù)邏輯,是否能滿足公司業(yè)務(wù)管理的需要。
二、選購的時(shí)候一般需要注意的內(nèi)容
1、采購職能:采購可以說是該系統(tǒng)的入門單元模塊之一。采購的功能模塊是否符合自己的業(yè)務(wù)流程十分重要。采購做不好。后面的庫存、銷售和財(cái)務(wù)可能會(huì)混亂。
2、庫存管理:庫存是金錢,誰也不想倉庫里面押著太多的貨物,若是這樣,庫存積壓將會(huì)導(dǎo)致倉儲(chǔ),生產(chǎn)成本增加。資金鏈周轉(zhuǎn)困難,因此,在倉管管理上,一個(gè)良好的庫存管理模塊也很重要。
3、銷售管理:毋庸置疑,老板最關(guān)心的是銷售,因?yàn)殇N售業(yè)務(wù)才是公司現(xiàn)金的來源。
4、財(cái)務(wù)管理:這個(gè)模塊關(guān)系到金錢,資金流的處理,絕對(duì)重要。如果你覺得所使用的進(jìn)銷存軟件在財(cái)務(wù)處理這一塊做得并不好,也可以把這個(gè)模塊功能外接出去。比如使用:用友,金蝶一類的。
5、信息安全:不必說信息安全是多么重要,但這并不意味著你可以不去考慮軟件的數(shù)據(jù)安全.而收費(fèi)的進(jìn)銷存軟件往往比較安全,因?yàn)檫@樣的收費(fèi)軟件會(huì)有專人去維護(hù),這也是它會(huì)被收費(fèi)的重要原因。
6、可維護(hù)性:考慮到企業(yè)的成長,因此需要注意,企業(yè)現(xiàn)在所選擇的軟件,在后續(xù)發(fā)展時(shí)是否能用得上。如果在使用軟件的過程中,有新的需求,若是軟件可以支持快速更新,則這一點(diǎn)是比較好的。
7、報(bào)表:報(bào)表的功能是必要的,因?yàn)樗梢郧逦胤从吵鲎罱蛘呤窃谀骋欢尉唧w的時(shí)間段內(nèi),公司的財(cái)務(wù)情況。通過報(bào)表,可以讓你了解最近進(jìn)了多少貨,賣了多少出去了,賺了多少錢等等。這個(gè)一般是報(bào)表功能體現(xiàn)的。