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曾經(jīng)有人問“我們已經(jīng)實施了企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，為什么還要使用BPM管理系統(tǒng)？“這實際上是一個非常好的問題。
畢竟，在企業(yè)管理軟件中ERP系統(tǒng)有望整合和自動化業(yè)務(wù)流程?，F(xiàn)在一些主要的ERP供應(yīng)商已經(jīng)把工作流系統(tǒng)作為他們產(chǎn)品的一部分。
BPM系統(tǒng)提供了一個愿景，使組織能夠管理(計劃、執(zhí)行、控制、監(jiān)控和改進)業(yè)務(wù)流程，這些流程在組織中的業(yè)務(wù)系統(tǒng)(ERP、SCM、CRM等)獨立配置。
BPM系統(tǒng)協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)流程的組織
業(yè)務(wù)流程管理(BPM)系統(tǒng)從頭到尾執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，并將流程中的各種活動聯(lián)系起來。BPM系統(tǒng)的工作流服務(wù)將工作從一個執(zhí)行者(最終用戶)轉(zhuǎn)移到另一個執(zhí)行者。這樣，執(zhí)行人在任何時候都可以及時知道他或她被分配了什么工作，他或她被賦予了什么權(quán)利來做這項工作，以及這項工作應(yīng)該在什么時候完成。因此，BPM系統(tǒng)和諧地組織活動和過程。另一方面，企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)是一個事務(wù)處理系統(tǒng)，它使事務(wù)處理自動化，并集成不同功能的數(shù)據(jù)，但它不能自始至終以協(xié)調(diào)的方式組織業(yè)務(wù)流程。
以銷售訂單流程為例。在企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)中，這一過程包括執(zhí)行下列交易，生成訂單文件、裝運文件和賬單文件。事實上，這三件事可以分別由銷售部門、倉庫和會計部門的三位不同的主管來執(zhí)行。企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)避免了三位主管的重復(fù)數(shù)據(jù)輸入。然而，企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)從未提醒倉庫主管或會計主管前一個過程已經(jīng)完成。現(xiàn)在輪到他們完成這項業(yè)務(wù)了。結(jié)果執(zhí)行者需要外部提示(人工干預(yù))來完成這些分配的任務(wù)或活動。
BPM系統(tǒng)使業(yè)務(wù)流程透明，并改進了操作的執(zhí)行模式
在“非BPM”環(huán)境中進行的業(yè)務(wù)流程對流程主管及其主管來說是不透明的。如上所述，流程執(zhí)行者不知道任務(wù)何時分配給他們，因此他們不知道與工作相關(guān)的權(quán)限和完成期限。類似地，過程管理者對瓶頸、延遲和事故一無所知。流程主管需要通過外部刺激對延遲和事故做出響應(yīng)，例如，客戶或銷售主管打來的電話報告交貨延遲，或者供應(yīng)商打來的電話催促延遲付款。
BPM系統(tǒng)將工作從一個執(zhí)行者轉(zhuǎn)移到另一個執(zhí)行者。這些系統(tǒng)可以平衡一組管理人員的工作量。一旦執(zhí)行人員收到分配的工作，BPM系統(tǒng)就開始提示他們，并向他們提供完成工作所需的活動時間表的必要權(quán)力和信息。同時，BPM系統(tǒng)還提醒執(zhí)行者在指定時間內(nèi)未完成的任務(wù)。如果任何工作沒有完成，BPM系統(tǒng)可以通知主管并逐步完成。監(jiān)管者可以很容易地跟蹤每個過程的進展，并主動采取正確的行動或?qū)κ鹿实姆磻?yīng)。諸如此類的功能使組織能夠消除延遲和低效，從而降低成本和增加收入。
企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)本身無法提供這些功能。即使有工作流系統(tǒng)的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)也不能提供全面的過程規(guī)劃和過程監(jiān)控能力。
BPM系統(tǒng)使企業(yè)內(nèi)部的端到端過程管理成為可能
業(yè)務(wù)流程可以被定義為一系列活動或事務(wù)，其執(zhí)行通過消耗輸入來完成輸出。業(yè)務(wù)流程必須處理信息流邏輯、控制流邏輯和事務(wù)邏輯?？刂屏鬟壿嫑Q定活動的順序，信息流邏輯決定活動的輸入和輸出信息需求，事務(wù)邏輯決定輸出的價值。
以銷售訂單流程為例，它包括以下活動:
-銷售部門主管生成訂單文檔
-倉庫主管生成裝運單據(jù)
-會計主管生成賬單文件
該流程要求銷售主管實施信用控制。例如，如果銷售訂單超過信用限額，在倉庫主管能夠生成裝運單據(jù)之前，需要銷售經(jīng)理的特別批準。銷售經(jīng)理需要訂單詳細信息、信用限額和信用歷史記錄，以便做出決策。
如果銷售訂單流程要實現(xiàn)自動化或進行信息技術(shù)處理，則銷售訂單的交易邏輯可由企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)維護，而交貨日期邏輯(可承諾量)可由供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)維護。但是，如果將整個流程邏輯(控制流信息流事務(wù))結(jié)合在ERP管理系統(tǒng)或SCM系統(tǒng)中，那么IT人員將不得不努力擴展ERP系統(tǒng)或SCM系統(tǒng)的工作流模塊，以覆蓋整個流程的范圍。這種方法被認為是一次性的，如果企業(yè)的目標是自動化企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程管理，那么這種方法是不可取的。
另一方面，BPM系統(tǒng)使用戶能夠輕松地建立控制流邏輯和信息流邏輯。因此，BPM系統(tǒng)為自動化過程管理提供了一個平臺，它獨立于其他企業(yè)信息系統(tǒng)，如ERP、SCM或CRM系統(tǒng)。這使組織能夠端到端地管理業(yè)務(wù)流程。BPM系統(tǒng)為自動管理業(yè)務(wù)和端到端業(yè)務(wù)流程的IT用戶帶來了好處。
ERP系統(tǒng) 管理生產(chǎn)企業(yè)的銷售部、采購部、工程部、生產(chǎn)部、倉庫、財務(wù)部。企業(yè)ERP管理軟件支持按訂單、按計劃生產(chǎn)，適合生產(chǎn)制造企業(yè)、加工廠，包括自有研發(fā)及銷售的全面型制造企業(yè)。 
進銷存軟件 管理企業(yè)的出入庫、進貨、銷貨、庫存、資金。支持商品的組裝和拆卸業(yè)務(wù)，詳細記錄商品的應(yīng)收、應(yīng)付款，并自動統(tǒng)計未結(jié)款項。 
客戶管理系統(tǒng) 銷售團隊管理、銷售成本分析、客戶售后管理、售后材料及成本管理。 
OA辦公系統(tǒng) 管理公司的人事、行政、辦公、資產(chǎn)、審批。 
房產(chǎn)中介系統(tǒng) 為房地產(chǎn)公司、房產(chǎn)中介、公寓公司提供銷售及客戶的信息化管理。 
項目管理軟件 管理企業(yè)的項目、合同、工程材料、工程設(shè)備、勞務(wù)分包、租賃等業(yè)務(wù)。讓工程成本核算、項目利潤一目了然，合同的應(yīng)收、應(yīng)付款項有據(jù)可循，材料的采購/用量實時統(tǒng)計。 
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貨代管理系統(tǒng) 管理貨代物流企業(yè)的貨運代理運輸、車輛配送、集裝箱、倉儲出入庫，支持陸運、海運、空運，自動統(tǒng)計貨運成本及收入。 
