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由于各種不可抗力因素，我們可能會(huì)陷入在投入使用ERP系統(tǒng)的過程中需要更換企業(yè)管理軟件的情況。例如，市場(chǎng)環(huán)境的變化，或客戶自身需求的變化等。導(dǎo)致原有系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)用超過預(yù)定計(jì)劃。那么，你準(zhǔn)備好替換它了嗎？如果沒有，是時(shí)候做點(diǎn)什么來改善目前的狀況了。
通常我們總是認(rèn)為只有在有明顯錯(cuò)誤的時(shí)候才應(yīng)該更換系統(tǒng)或機(jī)器，但實(shí)際情況往往是人們很難客觀地評(píng)價(jià)，ERP也是如此。
數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是最能反映企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)行狀況的指標(biāo)。在改進(jìn)ERP系統(tǒng)時(shí)，我們必須掌握基本數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要審查價(jià)目表、供應(yīng)商名單和其他記錄。
具體來說，應(yīng)檢查以下各組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率：
一、ERP管理系統(tǒng)賬戶庫(kù)存中數(shù)量與實(shí)物數(shù)量的一致性
使用ERP系統(tǒng)后，根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，然后確定兩者之間的差異，分析原因，也可以知道用戶是否按照標(biāo)準(zhǔn)操作。
二.訂單中的未交貨詳細(xì)信息
包括采購(gòu)訂單上的未交付明細(xì)和銷售訂單上的未交付明細(xì)，采購(gòu)訂單和銷售訂單根據(jù)其他文件更新，涉及多部門合作，如有問題，應(yīng)采取措施確保各部門的友好合作。
三、需要檢查的單據(jù)編號(hào)是否符合要求
在企業(yè)進(jìn)入ERP系統(tǒng)之前，通常需要準(zhǔn)備一套編碼規(guī)則，包括各種文件的編號(hào)、產(chǎn)品編號(hào)、員工編號(hào)等。在實(shí)際工作中，人員流動(dòng)等原因會(huì)導(dǎo)致編碼混亂。編碼規(guī)則不一致會(huì)給其他部門查詢數(shù)據(jù)帶來困難。因此，在改進(jìn)時(shí)，可以詢問員工是否根據(jù)編碼規(guī)則進(jìn)行編碼，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)用戶的培訓(xùn)。
目前，大多數(shù)企業(yè)ERP系統(tǒng)是流程驅(qū)動(dòng)的。換言之，ERP系統(tǒng)是根據(jù)業(yè)務(wù)流程開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施和運(yùn)行的。這給了我們ERP系統(tǒng)改進(jìn)的第二個(gè)指標(biāo)，即評(píng)價(jià)企業(yè)用戶操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。
在評(píng)價(jià)該指標(biāo)時(shí)，有必要把握企業(yè)的關(guān)鍵流程，具體來說就是以下流程。
1.銷售周期流程
包括客戶審查、信用審查、銷售收據(jù)、交貨等環(huán)節(jié)。建議抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)，看看用戶的操作是否到位。
2.相關(guān)計(jì)劃的操作流程
例如，對(duì)于先接收訂單后采購(gòu)的企業(yè)，需要根據(jù)銷售訂單生成采購(gòu)計(jì)劃。在改進(jìn)時(shí)，有必要考慮后續(xù)操作符合該計(jì)劃的程度。一般來說，如果計(jì)劃符合實(shí)際情況，需要先修改計(jì)劃，不能在后續(xù)單據(jù)中直接修改。如果銷售訂單發(fā)生變化，您需要先更改銷售訂單，然后根據(jù)更改后的銷售訂單調(diào)整銷售計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃。這是一個(gè)持續(xù)的過程。如果在此發(fā)現(xiàn)不一致，系統(tǒng)審計(jì)員需要分析不一致的原因并尋求后續(xù)措施。
3.采購(gòu)周期流程
在這個(gè)過程中，主要是采購(gòu)訂單過程和采購(gòu)入庫(kù)過程。對(duì)于采購(gòu)訂單，企業(yè)一般需要原始單據(jù)才能允許無訂單采購(gòu)。系統(tǒng)審核員可以在沒有原始單據(jù)的情況下導(dǎo)出采購(gòu)訂單，然后進(jìn)行跟蹤分析。檢查ERP系統(tǒng)時(shí)，您可以分析文檔是否完整。如果是完整的，則意味著相關(guān)的操作是按照流程進(jìn)行的，否則，需要后續(xù)的完善操作。
4.支付流程
對(duì)于ERP系統(tǒng)，支付業(yè)務(wù)主要是檢查相關(guān)文件的內(nèi)容。例如，對(duì)于供應(yīng)商付款，必須考慮采購(gòu)訂單、供應(yīng)商發(fā)票、收據(jù)文件和其他文件是否完整，金額是否有任何問題。同時(shí)，還應(yīng)注意是否有重復(fù)的付款單據(jù)等。通過分析這些文件，可以判斷與支付相關(guān)的用戶是否操作規(guī)范，是否存在偷工減料甚至欺詐行為。
5.注意一些特殊的過程
還有一些內(nèi)容是企業(yè)管理層比較重視的，比如預(yù)收預(yù)付，這需要特殊的程序。例如，對(duì)于預(yù)付款業(yè)務(wù)，只有在客戶付款后才能安排生產(chǎn)或裝運(yùn)。
當(dāng)ERP系統(tǒng)被更熟練地使用時(shí)，用戶將對(duì)ERP系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性。一旦ERP系統(tǒng)無法正常運(yùn)行，用戶將無法開展正常工作。如果企業(yè)能夠達(dá)到這個(gè)水平，那么就可以從宏觀的角度來解釋企業(yè)ERP仍然運(yùn)行良好。因此，系統(tǒng)改進(jìn)的最終目標(biāo)就是指向這個(gè)結(jié)果，希望優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)能夠達(dá)到這個(gè)效果。
ERP系統(tǒng) 管理生產(chǎn)企業(yè)的銷售部、采購(gòu)部、工程部、生產(chǎn)部、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)部。企業(yè)ERP管理軟件支持按訂單、按計(jì)劃生產(chǎn)，適合生產(chǎn)制造企業(yè)、加工廠，包括自有研發(fā)及銷售的全面型制造企業(yè)。 
進(jìn)銷存軟件 管理企業(yè)的出入庫(kù)、進(jìn)貨、銷貨、庫(kù)存、資金。支持商品的組裝和拆卸業(yè)務(wù)，詳細(xì)記錄商品的應(yīng)收、應(yīng)付款，并自動(dòng)統(tǒng)計(jì)未結(jié)款項(xiàng)。 
客戶管理系統(tǒng) 銷售團(tuán)隊(duì)管理、銷售成本分析、客戶售后管理、售后材料及成本管理。 
OA辦公系統(tǒng) 管理公司的人事、行政、辦公、資產(chǎn)、審批。 
房產(chǎn)中介系統(tǒng) 為房地產(chǎn)公司、房產(chǎn)中介、公寓公司提供銷售及客戶的信息化管理。 
項(xiàng)目管理軟件 管理企業(yè)的項(xiàng)目、合同、工程材料、工程設(shè)備、勞務(wù)分包、租賃等業(yè)務(wù)。讓工程成本核算、項(xiàng)目利潤(rùn)一目了然，合同的應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)有據(jù)可循，材料的采購(gòu)/用量實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。 
表格共享協(xié)作 免費(fèi)的、多人同時(shí)編輯Excel共享表格的軟件，提供企業(yè)內(nèi)網(wǎng)版和在線云表格兩個(gè)版本。 
貨代管理系統(tǒng) 管理貨代物流企業(yè)的貨運(yùn)代理運(yùn)輸、車輛配送、集裝箱、倉(cāng)儲(chǔ)出入庫(kù)，支持陸運(yùn)、海運(yùn)、空運(yùn)，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)貨運(yùn)成本及收入。 
