關(guān)于促進ERP系統(tǒng)改善的幾點建議

SEP技術(shù)支持 | 03-08 14:57

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由于各種不可抗力因素，我們可能會陷入在投入使用ERP系統(tǒng)的過程中需要更換企業(yè)管理軟件的情況。例如，市場環(huán)境的變化，或客戶自身需求的變化等。導(dǎo)致原有系統(tǒng)的運行和維護費用超過預(yù)定計劃。那么，你準(zhǔn)備好替換它了嗎？如果沒有，是時候做點什么來改善目前的狀況了。

通常我們總是認(rèn)為只有在有明顯錯誤的時候才應(yīng)該更換系統(tǒng)或機器，但實際情況往往是人們很難客觀地評價，ERP也是如此。

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是最能反映企業(yè)ERP系統(tǒng)運行狀況的指標(biāo)。在改進ERP系統(tǒng)時，我們必須掌握基本數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要審查價目表、供應(yīng)商名單和其他記錄。

具體來說，應(yīng)檢查以下各組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率：

一、ERP管理系統(tǒng)賬戶庫存中數(shù)量與實物數(shù)量的一致性

使用ERP系統(tǒng)后，根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行實物盤點，然后確定兩者之間的差異，分析原因，也可以知道用戶是否按照標(biāo)準(zhǔn)操作。

二.訂單中的未交貨詳細信息

包括采購訂單上的未交付明細和銷售訂單上的未交付明細，采購訂單和銷售訂單根據(jù)其他文件更新，涉及多部門合作，如有問題，應(yīng)采取措施確保各部門的友好合作。

三、需要檢查的單據(jù)編號是否符合要求

在企業(yè)進入ERP系統(tǒng)之前，通常需要準(zhǔn)備一套編碼規(guī)則，包括各種文件的編號、產(chǎn)品編號、員工編號等。在實際工作中，人員流動等原因會導(dǎo)致編碼混亂。編碼規(guī)則不一致會給其他部門查詢數(shù)據(jù)帶來困難。因此，在改進時，可以詢問員工是否根據(jù)編碼規(guī)則進行編碼，并加強對相關(guān)用戶的培訓(xùn)。

目前，大多數(shù)企業(yè)ERP系統(tǒng)是流程驅(qū)動的。換言之，ERP系統(tǒng)是根據(jù)業(yè)務(wù)流程開發(fā)、設(shè)計、實施和運行的。這給了我們ERP系統(tǒng)改進的第二個指標(biāo)，即評價企業(yè)用戶操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

在評價該指標(biāo)時，有必要把握企業(yè)的關(guān)鍵流程，具體來說就是以下流程。

1.銷售周期流程

包括客戶審查、信用審查、銷售收據(jù)、交貨等環(huán)節(jié)。建議抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點，看看用戶的操作是否到位。

2.相關(guān)計劃的操作流程

例如，對于先接收訂單后采購的企業(yè)，需要根據(jù)銷售訂單生成采購計劃。在改進時，有必要考慮后續(xù)操作符合該計劃的程度。一般來說，如果計劃符合實際情況，需要先修改計劃，不能在后續(xù)單據(jù)中直接修改。如果銷售訂單發(fā)生變化，您需要先更改銷售訂單，然后根據(jù)更改后的銷售訂單調(diào)整銷售計劃和采購計劃。這是一個持續(xù)的過程。如果在此發(fā)現(xiàn)不一致，系統(tǒng)審計員需要分析不一致的原因并尋求后續(xù)措施。

3.采購周期流程

在這個過程中，主要是采購訂單過程和采購入庫過程。對于采購訂單，企業(yè)一般需要原始單據(jù)才能允許無訂單采購。系統(tǒng)審核員可以在沒有原始單據(jù)的情況下導(dǎo)出采購訂單，然后進行跟蹤分析。檢查ERP系統(tǒng)時，您可以分析文檔是否完整。如果是完整的，則意味著相關(guān)的操作是按照流程進行的，否則，需要后續(xù)的完善操作。

4.支付流程

對于ERP系統(tǒng)，支付業(yè)務(wù)主要是檢查相關(guān)文件的內(nèi)容。例如，對于供應(yīng)商付款，必須考慮采購訂單、供應(yīng)商發(fā)票、收據(jù)文件和其他文件是否完整，金額是否有任何問題。同時，還應(yīng)注意是否有重復(fù)的付款單據(jù)等。通過分析這些文件，可以判斷與支付相關(guān)的用戶是否操作規(guī)范，是否存在偷工減料甚至欺詐行為。

5.注意一些特殊的過程

還有一些內(nèi)容是企業(yè)管理層比較重視的，比如預(yù)收預(yù)付，這需要特殊的程序。例如，對于預(yù)付款業(yè)務(wù)，只有在客戶付款后才能安排生產(chǎn)或裝運。

當(dāng)ERP系統(tǒng)被更熟練地使用時，用戶將對ERP系統(tǒng)有很強的依賴性。一旦ERP系統(tǒng)無法正常運行，用戶將無法開展正常工作。如果企業(yè)能夠達到這個水平，那么就可以從宏觀的角度來解釋企業(yè)ERP仍然運行良好。因此，系統(tǒng)改進的最終目標(biāo)就是指向這個結(jié)果，希望優(yōu)化后的ERP系統(tǒng)能夠達到這個效果。

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