ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收工作不可掉以輕心

SEP技術(shù)支持 | 03-08 15:11

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我相信許多企業(yè)會(huì)犯這樣的錯(cuò)誤。當(dāng)他們開始決定實(shí)施erp管理系統(tǒng)，每個(gè)人都非常熱情，并希望立即完成。然而，當(dāng)它真的結(jié)束時(shí)，他們放松下來，漫不經(jīng)心地接受了它。這是企業(yè)ERP系統(tǒng)的一大禁忌。

ERP項(xiàng)目實(shí)施一般包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目選擇、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、會(huì)議室試點(diǎn)、切換等。企業(yè)ERP系統(tǒng)切換后，參與項(xiàng)目實(shí)施的人員將松一口氣。然而，此時(shí)此刻，人們往往沒有想到這一點(diǎn)，接下來還有另一項(xiàng)重要工作，即項(xiàng)目驗(yàn)收。所謂接受是一個(gè)確認(rèn)過程，包括對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的評(píng)價(jià)、業(yè)務(wù)流程再造的有效性以及生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的效率。erp管理系統(tǒng)項(xiàng)目的驗(yàn)收看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須引起公司“高層領(lǐng)導(dǎo)”和項(xiàng)目組成員的重視，不能敷衍了事。

一個(gè)企業(yè)的ERP系統(tǒng)項(xiàng)目是否成功，取決于最終系統(tǒng)能否順利運(yùn)行，不同用戶能否輕松操作，以及各種業(yè)務(wù)流程是否清晰。同時(shí)，對(duì)erp管理系統(tǒng)的接受是一個(gè)非常模糊的概念，行業(yè)內(nèi)一直沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨機(jī)性很大。然而，這種“隨機(jī)接受”對(duì)用戶來說將是一個(gè)致命的錯(cuò)誤。這些問題的根本原因在于客戶不知道或沒有制定合理的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致ERP項(xiàng)目驗(yàn)收過程中的優(yōu)先級(jí)顛倒，忽略了關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的驗(yàn)收。因此，只有明確界定ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，才能對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)備和驗(yàn)收。

整個(gè)erp管理系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施需要半年多的時(shí)間。有些項(xiàng)目相對(duì)較大，需要一年多時(shí)間才能上線，這需要很長(zhǎng)時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)。無論是企業(yè)還是實(shí)施顧問，他們都不希望項(xiàng)目周期太長(zhǎng)。一方面，這需要太長(zhǎng)的時(shí)間，需要更多的人力和物力。另一方面，隨著時(shí)間的推移，會(huì)有各種各樣的錯(cuò)誤。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員會(huì)身心俱疲，逐漸失去信心。因此，為了避免類似問題的發(fā)生，項(xiàng)目驗(yàn)收必須在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候提上日程。企業(yè)ERP項(xiàng)目驗(yàn)收包括階段驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。

對(duì)于階段驗(yàn)收，一般選擇的時(shí)機(jī)是系統(tǒng)上線后，輸入一個(gè)月以上的數(shù)據(jù)，可以準(zhǔn)確導(dǎo)出各種月度報(bào)告。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提出在驗(yàn)收階段應(yīng)該達(dá)到的效果。認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)用和各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作基本正常，或者系統(tǒng)已經(jīng)達(dá)到預(yù)先設(shè)定的目標(biāo)?？梢哉f，該系統(tǒng)已成功上線。一個(gè)月只是一個(gè)小的系統(tǒng)周期。在此期間，系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行可以基本得到體現(xiàn)。如果這個(gè)月不能通過，那就說明系統(tǒng)運(yùn)行中存在很多問題。因?yàn)橐粋€(gè)系統(tǒng)有幾十個(gè)模塊，涉及到每個(gè)部門，每個(gè)人的應(yīng)用情況都不一樣，這一時(shí)期也是實(shí)施顧問還在工廠時(shí)集中精力解決問題的好時(shí)機(jī)。根據(jù)實(shí)際情況，一些大型企業(yè)的ERP系統(tǒng)項(xiàng)目是在驗(yàn)收的同時(shí)進(jìn)行的，循序漸進(jìn)。但是，中小型企業(yè)ERP管理系統(tǒng)項(xiàng)目最好在驗(yàn)收前成功切換并運(yùn)行一個(gè)月。

在ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程中，在初始切換階段，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)流程的需要。二次開發(fā)的內(nèi)容也應(yīng)納入驗(yàn)收范圍。由于二次開發(fā)時(shí)間的不確定性，在應(yīng)用的同時(shí)開發(fā)也是可能的。因此，企業(yè)ERP系統(tǒng)的驗(yàn)收可以單獨(dú)進(jìn)行。首先，原系統(tǒng)的應(yīng)用被接受，然后二次開發(fā)的輔助系統(tǒng)和一些報(bào)表被接受。

erp管理系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收的主要內(nèi)容應(yīng)由系統(tǒng)中的不同模塊決定，包括系統(tǒng)操作、業(yè)務(wù)處理、各種文件和報(bào)表的發(fā)放，主要涉及財(cái)務(wù)模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊、采購模塊、生產(chǎn)計(jì)劃模塊、工程BOM等。在驗(yàn)收過程中，可以以部門為單位，便于集中精力處理主要問題。在庫存管理中，關(guān)鍵是收發(fā)料流程是否合理，收發(fā)料效率是否提高，各種單據(jù)是否按要求及時(shí)處理，以及在此操作模式下所有庫存物料數(shù)據(jù)的質(zhì)量，包括收發(fā)料的準(zhǔn)確率，賬料匹配率提高了多少，庫位匹配率提高了多少，物料積壓量是否減少，呆滯物料是否減少等。這方面的一些具體數(shù)據(jù)可以通過在倉庫進(jìn)行抽查獲得。在工程物料清單方面，主要是物料清單結(jié)構(gòu)的合理性和準(zhǔn)確性，以及物料清單導(dǎo)入系統(tǒng)的及時(shí)性，因?yàn)槲锪锨鍐问俏锪闲枨笥?jì)劃計(jì)算的來源。一旦出錯(cuò)，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)需求出錯(cuò)。如果新產(chǎn)品的物料清單不能及時(shí)導(dǎo)入系統(tǒng)，將會(huì)影響物料的需求計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃。

企業(yè)erp系統(tǒng)項(xiàng)目驗(yàn)收是在整個(gè)實(shí)施階段檢查項(xiàng)目效果的過程，也是ERP管理系統(tǒng)項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施階段的結(jié)束。為未來應(yīng)用中ERP系統(tǒng)的順利運(yùn)行奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，對(duì)于企業(yè)來說，ERP項(xiàng)目的改進(jìn)“只有起點(diǎn)，沒有終點(diǎn)”。如何充分挖掘企業(yè)管理軟件ERP系統(tǒng)的潛力還有很長(zhǎng)的路要走。因此，我們不能放松思想，站在新的起點(diǎn)上迎接更大的挑戰(zhàn)，避免這個(gè)虎頭蛇尾的項(xiàng)目給企業(yè)帶來的巨大損失。

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