ERP系統(tǒng)如何與ISO的一體化

SEP企業(yè)顧問(wèn) | 03-16 18:07

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企業(yè)管理軟件作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，在很大程度上滿足了人們的日常辦公需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)合理的流程設(shè)計(jì)保證了企業(yè)各項(xiàng)辦公工作的有序進(jìn)行，在完成各項(xiàng)辦公流程審批、項(xiàng)目管理和文件流轉(zhuǎn)的同時(shí)，有效提高了企業(yè)的綜合辦公效率。然而，從目前的辦公自動(dòng)化市場(chǎng)情況來(lái)看，雖然有些系統(tǒng)在功能上能夠滿足企業(yè)的日常辦公需求，但卻不能滿足管理系統(tǒng)的需求。最明顯的問(wèn)題之一是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行數(shù)據(jù)無(wú)法應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的外部審計(jì)。
大多數(shù)現(xiàn)代企業(yè)都建立了自己的ISO 9000質(zhì)量管理體系。然而，在實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)時(shí)，大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有將它們整合起來(lái)考慮，導(dǎo)致兩者之間的信息流不暢，數(shù)據(jù)使用效率低下，導(dǎo)致大量重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，直接影響工作效率和組織績(jī)效的提高。那么，如何將ERP系統(tǒng)和ISO 9000系列進(jìn)行有效的整合和應(yīng)用，以提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率呢？今天讓我們一起討論這個(gè)問(wèn)題。
企業(yè)資源計(jì)劃和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織有著相同的管理理念
從管理思想的角度來(lái)看，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織9000系列的“過(guò)程方法”所采用的PDCA循環(huán)管理機(jī)制與企業(yè)資源計(jì)劃所體現(xiàn)的預(yù)計(jì)劃和過(guò)程控制的思想是一致的，并貫穿于產(chǎn)品及其生產(chǎn)過(guò)程、設(shè)備、工具、人力資源、管理職責(zé)、財(cái)務(wù)資源、信息溝通等方面的管理活動(dòng)。
ISO 9000系列所體現(xiàn)的“系統(tǒng)管理方法”和ERP的資源整合概念也有相似的內(nèi)涵。“系統(tǒng)管理方法”的內(nèi)涵是將相互關(guān)聯(lián)的過(guò)程識(shí)別、理解和管理為系統(tǒng)，這有助于提高組織質(zhì)量管理體系的有效性和效率。
然而，企業(yè)資源規(guī)劃通過(guò)實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組，整合供應(yīng)鏈中的物流、資金流和信息流，實(shí)現(xiàn)了提高效率和競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。
符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織要求的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)
根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的管理理念，組織中所有直接和間接的質(zhì)量相關(guān)活動(dòng)都應(yīng)受到控制。如果將企業(yè)資源規(guī)劃的實(shí)施活動(dòng)視為一個(gè)過(guò)程，那么過(guò)程方法，即所謂的PDCA循環(huán)，也適用于企業(yè)資源規(guī)劃，企業(yè)資源規(guī)劃的控制標(biāo)準(zhǔn)是ISO的相應(yīng)要求，企業(yè)資源規(guī)劃的改進(jìn)方向是實(shí)現(xiàn)和超越組織當(dāng)前的目標(biāo)。
如果企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完全獨(dú)立于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的相關(guān)原則，那么很可能沒(méi)有考慮到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織標(biāo)準(zhǔn)所要求的、本可以通過(guò)企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)完成的一些活動(dòng)，而且所實(shí)現(xiàn)的管理功能與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織標(biāo)準(zhǔn)相比是不完善的。
在這種情況下，如果一個(gè)企業(yè)想使其質(zhì)量管理體系符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的標(biāo)準(zhǔn)，就必須手工做一些額外的工作來(lái)補(bǔ)充企業(yè)資源計(jì)劃的不足，從而大大增加系統(tǒng)開(kāi)銷，降低運(yùn)行效率。因此，在ERP實(shí)施的初始階段，業(yè)務(wù)流程再造和二次開(kāi)發(fā)的規(guī)劃應(yīng)充分考慮ISO標(biāo)準(zhǔn)的要求。
企業(yè)資源計(jì)劃與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的區(qū)別
首先，管理問(wèn)題的粒度是不同的。ISO體系是用PDCA過(guò)程管理的思想，從質(zhì)量管理的角度來(lái)看待企業(yè)業(yè)務(wù)鏈上的每一個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程。它關(guān)注每個(gè)業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的可追溯性和可控性，從而提供了一些標(biāo)準(zhǔn)和原則。ERP更注重業(yè)務(wù)集成、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)處理和其他業(yè)務(wù)文檔處理，如資金和物流，而ERP更注重細(xì)節(jié)。
第二，企業(yè)資源規(guī)劃與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織流程之間的差異。為了理解這方面的差異，我們首先需要理解過(guò)程管理在一個(gè)企業(yè)中被分為多個(gè)層次。例如，我們通常所說(shuō)的價(jià)值鏈實(shí)際上是企業(yè)的第一層過(guò)程。由于標(biāo)準(zhǔn)化組織和企業(yè)資源規(guī)劃側(cè)重于不同的管理粒度，標(biāo)準(zhǔn)化組織主要描述二級(jí)或三級(jí)流程，而企業(yè)資源規(guī)劃是四級(jí)或五級(jí)流程。
第三，企業(yè)資源規(guī)劃和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織進(jìn)程的重點(diǎn)是不同的。流程再造強(qiáng)調(diào)“重組”和“再造”，標(biāo)準(zhǔn)化組織強(qiáng)調(diào)“識(shí)別”和“確定”。前者是基于項(xiàng)目管理方法的突破性改進(jìn)，由跨職能團(tuán)隊(duì)實(shí)施，而不是日常運(yùn)營(yíng)，如企業(yè)資源規(guī)劃實(shí)施
標(biāo)準(zhǔn)化組織是指組織中的人員對(duì)現(xiàn)有過(guò)程的逐步和持續(xù)改進(jìn)，相對(duì)穩(wěn)定的時(shí)間相對(duì)較短。因此，在識(shí)別和確定過(guò)程的順序和相互作用時(shí)，需要考慮必要的系統(tǒng)文件和記錄的形成。并確定過(guò)程測(cè)量和監(jiān)控方法，以把握改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
雖然ERP和ISO有一定的區(qū)別，但它們基本上是統(tǒng)一的，是為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的增值而形成的。
與此同時(shí)，兩者在管理粒度、流程級(jí)別和重點(diǎn)方面的差異并沒(méi)有從根本上不一致。更有價(jià)值的是，企業(yè)資源計(jì)劃是支持國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織的有效工具，它也為企業(yè)資源計(jì)劃提供了原則和管理系統(tǒng)框架。

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